長春集團如何建立ERP及WEB共用的查詢報表系統

 

作者:黃翠如

 

企業背景

1949年,台灣正處在積極的戰後復原工作,剛從台北工職(台北科技大學前身)畢業的三位年輕人:廖銘昆先生、林書鴻先生與鄭信義先生,抱著滿腔熱情與理想,決定合夥創業;長春三位創辦人以無私的心胸,日夜精勵努力,長久合作無間,歷經五十載寒暑而不變,長春上下一體,競競業業地堅守工作崗位,秉持著『誠信立業、顧客至上、創意革新』的永續經營理念,期望能為所有客戶帶來最優質的產品與服務,為台灣的石化 、電子以及合成樹脂工業的發展以及後代子孫生存環境賈獻一份心力。 獨資的長春人造及長春石油兩家公司產品即高達五十餘類,橫跨泛用化學品、合成樹脂、電材及電子化學品、熱硬化性塑膠及工程塑膠、特用化學品、紙類及纖維六大領域,年營業額超過四佰億台幣,對台灣工業發展的貢獻,具有不可抹煞的地位。

 

專案對象
長春石化集團 資訊部 黃至善 部長

 

使用工具的動機(問題與需求)

其實長春石化與聯銓從早期的會計系統到現在長春的ERP系統整體專案合作時間已達六、七年,在與聯銓合作的這段期間彼此配合良好,加上聯銓配合度高,專業技術強,依顧問配合方式,促使長春石化資訊中心自行快速開發且完成了一套符合長春石化的ERP系統,依照當初ERP系統的規劃是決定先將維護、查詢部分先完成,最後再考量ERP的報表需求;之後長春的ERP也如期的成功上線了一段時間,於是長春在去年10月開始面臨ERP上大規模的報表需求。當初長春石化的ERP系統,在規劃中的報表作業至少就有三百多支,而企業的資訊中心在人力上也有限,因此要在短時間內完成這三百多支的報表作業,實際上並不比之前的維護、查詢作業容易,而且在製作報表上除了要有專業的知識技術外,還有一個不可或缺的項目就是美觀,而美觀的部份並不是所有的資訊人員都能理解,原因是在於看表的人員是user,能了解一份報表的價值也只有user才能真正體會。因此,user對於美觀予否以及報表上細部修改…等的一般性需求卻是通常造成資訊人員在時間、專案發展上延誤的原因之一,尤其現在正面對景氣逐漸復甦時期,實在是不允許企業系統開發上有所延滯,因此長春石化絕對是需要一套能幫助資訊部門快速開發、容易學習,又可解決user對於報表美觀、報表細節上快速修改的工具,希望能藉由Smart Query達到分工的效果,降低user與IT溝通的往返時間,提昇資訊中心產值才能全力開發企業內部的重要系統。

 

尋求解決的方法

當初在評估哪些工具能配合長春ERP系統的報表時,有顧慮到一點就是工具是否能Web化,畢竟隨著時代的趨勢企業系統也要隨著時代變遷而進步,如此一來,也避免將來報表程式要寫2次,因此就決定要找能配合ERP系統的Web報表工具,而在user方面也有要求web化的查詢介面上,需要有hotkey,例如:按F2會出現輔助視窗…等,習慣性的ERP操作,但是以當時市面上的工具裡,如此的需求看來也只能仰賴資訊中心自行開發了。

當時長春正在考量市面上的多項報表工具時,剛好聯銓也有一套Smart Query Web查詢報表工具,其實在評估Smart Query之前,長春早已買了市面上的某套報表工具,但是使用後發現實用性並不高,原因在於:

一、設計後的報表,報表美觀、報表修改仍要由資訊中心包辦。

二、台灣代理商雖有技術服務,但是對於較深入的技術問題卻無法詳細回應。

三、工具上即使有更新版本卻未必能符合企業的需求,版本更新時間須等上1~2年。


面對如此的窘境,於是決定開始評估其它報表產品並在多方考量後,最後是決定採用聯銓的Smart Query。長春在評估Smart Query時就已發現,Smart Query已不僅是一般的Web查詢報表工具,除了擁有查詢、報表等基本功能,也包含了權限、大小類處理、報表中心…等,而在查詢上的HyperLink、KeyList、OnlineHelp功能上不需要透過coding即可完成,另外在報表設計上,是由Excel來做設計介面而Excel的使用對於user不只熟悉且容易學習,因此Smart Query的功能不僅已符合長春ERP系統,甚至比ERP當初所規劃的還超出許多,整體來說Smart Query針對長春ERP系統在開發上,可提供以下的優點:


一、在資料庫部份,有提供Oracle完整的DBFunction、Stored-Procedure的整合。

二、提供完整教育訓練且容易學習。

三、本土廠商回應速度快、溝通無隔閡。

四、版本更新速度、功能,符合企業系統開發的進展。

五、使用Excel操作介面,使user對報表變化更有彈性,提高user對報表的滿意度。

六、HyperLink 設計容易,使報表由以往的平面式轉向多維度可漸層進入比較。

七、HyperLink的報表本身獨立,不僅可由上層往下層追蹤亦可獨立執行。

八、複雜的財務報表,需要合併小、中、大類資料,可使用SubQuery方式組合完成。

九、提供Web化查詢介面的hotkey,讓user操作平順解決面對跨系統的麻煩。

十、提供自動批次排程作業,節省人工在Web化報表上的資料處理時間與人力資源。

十一、報表中心以檔案櫃的方式儲存歷史性的報表,方便隨時報表調閱。

 

導入的效益

在長春石化的成本預算系統中理想成本是指在結帳後八個小時內,所有的成本報表能夠不透過人工介入自動計算後產生管理報表,不過要達到這樣的境界除了ERP本身的資料處理要嚴謹、工具功能要好外,工具在與ERP整合上也要夠密切,才能完成理想的成本管理報表;而Smart Query設計容易且快速完成,接著再經由資訊中心人員測試完成後即可在Smart Query上設定排程,依照排程規劃以達自動化產生管理報表的境界。另外,對於以永續經營為目標的企業而言,歷史資料與管理分析性報表是企業在規劃未來上十分重要的依據,尤其是財務性報表常常會在某時點上被比較分析,若每次調閱資料時才從資料庫裡整理並重新產生報表,在程式執行過程中,即使資料處理得再快仍然是免不了要浪費系統資源,耗費等待時間;關於這點Smart Query的報表中心裡就提供了檔案櫃管理可方便存放企業的歷史報表,且在報表中心調閱歷史資料時,也不用重新產生即可得到歷史報表內容,另外在報表中心裡亦有提供報表查詢,讓user在調閱報表上不怕報表太多而耗費時間搜尋。

企業整體的導入效益由需求面來看,Smart Query已符合長春在開發ERP上所希望的分工的效果,讓報表美觀、文字顏色設定上可由user自行修改,降低user對報表修改的一般性需求連帶減少雙方在溝通上的往返時間,在學習上,Smart Query使用Excel做報表編輯也克服了user在學習設計報表上的障礙,另外對於資訊人員在設計上,由於不需要太多的程式語法編輯再加上舊有DBFunction、Stored-Procedure的延用,使得複雜查詢、報表可快速完成,大大提昇企業系統在開發上的進展。

 

專案名稱及招集人
長春石化集團『結合ERP之WEB報表』專案召集人 黃至善 部長,此專案主要使用在長春石化集團所有ERP系統Web查詢、報表

 

客戶感言
 
長春石化集團 黃至善部長表示:
Smart Query學習容易、操作簡單,使user對報表變化更有彈性,提高user對報表的滿意度,激發user對於報表的使用價值,也讓長春ERP系統在運作上大大提昇績效,再配合報表中心排程機制,讓企業系統在執行時節省不少系統、人力資源;因此Smart Query的功能不僅符合長春ERP系統需求,甚至比長春ERP當初所規劃的還超出許多,對於原有的查詢報表可在不需額外花費人力成本下直接Web化,針對高階主管EIS系統Smart Query的Hyperlink功能也能完全符合需求,有賴於Smart Query所提供的多項功能,使企業系統迅速且確實的達到WEB化,提昇企業整體競爭力。
2007/3/9