提升企業營運效率的重要推手：「自動化排程」
你必須知道的五大應用！

　　首先，在尚未使用「自動化排程」以前，決策管理者只能主動登入資訊系統查看報表指標，而如果一時太忙碌，就會較容易忘記關注各項數據，造成無法及時處理問題，再者，有許多任務是需要透過人工手動去觸發，導致經常浪費多餘的時間在完成例行性的工作。
　　為了讓企業運作更有效率，「自動化排程」提供了五大應用， 像是讓管理者在指定時間收到包含報表Excel的Email，或是數據異常時讓相關人員收到App訊息通知，進行問題排除，還可以透過排程的自動更新資料倉儲、自動備份等功能讓系統性任務更加地節省時間。而排程管理者可以透過模擬寄送進行測試或是利用行事曆的畫面查看與維護所有排程項目進度。接下來，一起往下看更多介紹吧！

　　排程能夠主動地將決策管理者關心的查詢、報表、儀表板頁面打包成Excel、PDF檔案等多種檔案格式(詳細可參照圖2)，在指定的日期時間自動透過「電子郵件、SMS簡訊、行動App、LINE Notify或WeChat訊息」等通知方式給相關人員。文章介紹：企業資訊不漏接！善用行動通知派送重要BI報表、儀表板給主管與負責人

　　而除了派送通知給相關人員之外，也可以排程時間啟動Actionflow(自由組裝程序流程)、Workflow(企業簽核流程)(需另購,僅報表頁面適用)，或是將報表「儲存至報表中心」方便調閱與稽核歷史報表、「輸出檔案至指定資料夾路徑」或「傳送檔案到FTP伺服器」，進一步運用管理，若是高機密檔案也可以透過「加密功能」來保護。文章介紹：Actionflow積木式企業邏輯與操作流程設計，程式麻瓜也能開發專業細膩的應用系統、文章介紹：Smart Platform結合企業流程，決策管理全面升級↑

　　排程時間可以選擇排程頻率如每日幾點、每週星期幾、每月幾號或只執行一次以及設定開始與結束時間，達成細膩的排程時間。設計時，可以透過「模擬寄送」進行內容測試，而排程管理者可以利用「行事曆」的畫面查看與維護所有排程項目進度。例如：固定平日早上九點收到前一天的營業額日報表、每個月的1號收到上個月的銷售月報表。

　　為了解決管理者每天都收到過多的Email與檔案，會建議使用「排程合併Email功能」，將多個報告附件合併成一封信件，且搭配「多支報表合併成一個多sheet的Excel檔案」，成功減少使用者收到的郵件與附件數量。例如下圖：將兩支報表合併成一個Excel檔案，並且加入了PDF檔案，合併成一封信件，自動寄送給主管。Email信件內容除了輸入文字、運用變數之外，在批次寄送時，同一張報表、儀表板可以透過動態條件「依據收件人產生不同內容」。文章介紹：Smart Query多張報表合併成一份Excel，自動寄送給主管

　　針對管理層面，排程可以發揮異常即時派送，只需事先將「異於常態的數值條件」情況設定警訊，當定義的情況發生時，相關人員就會自動收到電子郵件、App、SMS簡訊、LINE或WeChat等警訊通知，或是立即啟動一個Actionflow(自由組裝程序流程)或Workflow(企業簽核流程)，而當數值正常時，則不會觸發排程。

　　如此一來，管理者不用再時時盯著螢幕，儘管外出不在公司，也能夠立即掌握到異常狀況，將注意力花在更加核心的事務上，大量減少人工監控。以搭配IoT機台數據監控為例，當機台A溫度大於60度過熱時，立即透過App通知設備人員前往處理，並在排除問題後，利用Workflow系統回報進度，留下處理的詳細紀錄。

　　有使用資料倉儲(DataWarehouse)的用戶，可以透過排程模組的「自動更新資料倉儲」，提供使用者查看最新的資料，資料倉儲更新的方式分為「完整資料建置」與「局部資料建置」。若想更新「完整資料倉儲」會建議安排在離峰時進行大量資料建置，而「局部資料建置」的優點是它能夠在短時間內完成指定變動資料的更新，方便節省主機資源，不需額外花費時間建置所有歷史資料。例如：在派送每日報表給主管前的早晨，自動局部建置資料倉儲，抓取最新的訂單資料。文章介紹：更貼近企業需求的「資料倉儲局部更新」： 大幅提升資料建置與更新效率！