電子表單尚未問世之前，企業中的任何申請單都是紙本的，並當面交給負責人進行審核。而當表單能夠電子化後，許多企業使用電子表單不單單是為了節省紙張印刷成本，更重要的是因為電子表單突破了以往時間與空間的限制，能夠加速企業運作的速度，比如上系統將預算申請單送審後，下一秒就能到審核人手上，而審核人員未必要在辦公室才能簽，假設他外出辦事或居家上班，也可以用手機進行簽核。

可能許多有規模的企業已對電子表單與簽核流程習以為常，接下來的問題就是表單設計得夠不夠方便省時？送審流程夠不夠彈性？有沒有一個介面查看現在單子送到哪裡了？每個企業的運作、人員組織架構都會不太一樣，每個表單所需的功能也不太一樣，因此，製作表單的工具功能要夠多，設計流程的方式要夠彈性，才能滿足不同企業的大小需求。

本篇將分兩段介紹表單設計與企業流程設計

在設定欄位時，可進行欄位的詳細設定，讓表單符合實際應用需求，以下運用請假單的製作舉例，下圖為一張請假單：

1. 每張請假單的「單號」欄位可以設定自動編號
2. 「請假人」與「填表人」設定動態初值，自動代入目前登入系統的使用者名稱；「填表日」可以將初值設為「今天」。
3. 需使用下拉選單的欄位，如：「假別」、「代理人」，可以自己建立一列清單，也可從資料庫抓取資料表作為清單內容。
4. 若需上傳附件，如病假、喪假證明，可將欄位變成上傳附件按鈕。
5. 若欄位型別是日期，欄位右方會附上萬年曆按鈕，方便填表人選取日期。
6. 這些設定可以讓填表人在輸入資料時更方便省時，在設計端，上方會有一排工具列顯示此欄位可設定的細項，如下圖2，點選按鈕便可將該功能設定到欄位上，其他設定還有：動態顯示隱藏、輸入輔助提示、動態唯讀、連結…等，可依不同需求自由運用。

填表人送出表單之前，通常都會檢查所輸入的資訊是否符合格式。例如：必填欄位是否都有填寫？ 請假天數只能填數字、檢查請假起始與結束日期是否互相衝突。 其他可檢查的格式還有： Email格式、手機與市話號碼格式、身分證字號格式、密碼強度。 這些格式檢查能防止填寫人填寫的格式不一，確保存進資料庫的資料乾淨整齊，日後要做進一步的資料歸檔、資料查詢、資料分析時就不需重新整理。

請假單有個比較複雜的地方，就是請假天數的計算，因為要將假日與國定假日的天數扣除，例如：請假人若是請週五至週一，只能算請兩天假，不包含假日的兩天。此計算可以利用流程來進行計算，並且，因為上班天數的計算可能也有其他表單會用到，所以可以將此計算流程加到 共用流程中。 讓所有需要用到上班天數的表單都能直接使用現成的流程，不用每張表單再設定一次。

表單填完後，按下送審，就會開始跑請假流程，將請假單送到代理人的待辦事項中，並郵件通知。這樣的企業流程可以 依照各公司內部的制度而自行拖拉設定的，非常彈性，且因為設計介面中呈現的是圖像化的流程， 流程設計者直接將設計介面開啟與相關人員溝通流程需求也很方便。

設計流程時，為了讓各公司可依照自己內部需求而設計，因此流程中每個步驟的內容都能夠自行排列擺放，就像組裝積木一樣， 只要把要使用的積木（功能元件）擺到畫布上，並進行該步驟的細部設定即可 ，設計介面如圖4。這些積木主要有哪些功能？主要可分成三類：

1. 企業流程：此類功能已將公司在簽核時會出現的多項實際應用考慮進去，包含：簽核、通知、會簽、動態會簽、層級核決、條件判斷…等。
2. 通知設定：表單送簽時，可以郵件及行動App發通知，告知相關人員有簽核項目需審核，包含：LINE、E-Mail、SMS、WeChat、Jandi、Telegram、Slack。
3. 資料庫：設定表單資料要如何存取、更新資料庫，包含：資料新刪修（InsertData、UpdateData、DeleteData）、SQL執行（Select Query、Execute Query）、預存程序（Select Procedure、Execute Procedure）、過帳（累加過帳、累減過帳）、REST（REST Services）。

Smart平台的企業流程非常地靈活，利用「層級核決」功能元件，可以依據不同情境，不同條件，來動態改變簽核人數與層級。 舉例來說，我們可以設定一個條件：「請假天數超過三天的假單，除了需要請組長簽以外，也要請部門主管簽。」換句話說，當「請假天數」欄位的數字大於3時，簽核的層級就會從原本部門主管一層，變成部門主管與總經理兩層。除了可以用在請假上，也可用在預算申請單上，例如若此筆預算申請超過特定金額，就必須往上一層送審。這樣分層級的核決可以讓自動化流程不僵化，隨著不同企業的制度而變通。

除了方便又實用的設計方式，實際在簽核時也提供使用者足夠的簽核相關資訊，以下將介紹員工在簽核時所會看到的畫面。

以之前的請假單為例，請假代理人收到郵件通知後，可以點選連結回到平台上的簽核介面，並在待辦事項 頁籤看到待審核的請假單以及紅點通知。

簽假單時，可直接輸入簽核意見，也可在「常用辭庫」新增常用文句，每次直接點選即可。

簽完後，會依照是「核准」或是「退回」繼續跑流程。若代理人完成簽核，此項目就會列到 經辦事項頁籤，並將假單繼續送到主管手中。而當整個流程結束，此項目便會列在 已結案頁籤。除了請代理人簽假單，也能 傳送通知給其他相關人員，告知他們此人將會請假，但這些相關人員不需簽核，僅是通知的作用，而若他們有開啟假單瀏覽，此通知會標示為「已讀取」。

企業流程在進行的期間，跟流程相關的人都可以看到目前表單簽到誰手上，有兩種檢視方式：

1. 簽核流程圖流程圖中，可以一覽完整的簽核流程，從開始到結束。節點上若顯示打勾圖示，表示此階段審核已通過，而若為 轉圈圖示，表示表單正在停在此階段。如此一來，若需要催簽就能知道應該找哪位審核人，適合需要了解整個流程的人查看。

簽核紀錄清單另一種檢視方式是以清單方式 列出簽核紀錄，會列出每個節點的審核人員、簽核狀態、簽核意見、附件等資訊。 這樣的檢視方式較單純，適合只需了解有誰簽過的人查看。這些紀錄除了提供與流程相關的人員隨時檢視，也方便日後稽核人員查看。

使用Smart eBuilder設計表單時，可利用工具列針對每個欄位做細項設定，將欄位變成下拉選單、上傳按鈕，及設定輸入檢查，並可選擇共用流程套入表單中使用，節省設計時間。在設計企業流程時，提供三類功能元件自由擺放，將三類功能互相搭配使用，就能設計出符合企業實際應用的流程。

還沒有接收到聯銓最新消息？點選「註冊」加入會員，最新消息第一時間寄信通知您！