你的團隊還在為了開會而開會？許多傳統企業的內部會議流於形式，《會議的驚人科學：如何帶領團隊達到顛峰表現》作者史帝文．羅吉伯格（Steven G. Rogelberg）研究發現，高階主管平均每週花23小時在會議上，大約等於有兩天半的工作日都在開會。而驚人的是，這項研究顯示其中有8個小時是「毫無效益」，有90％的人表示曾在會議上胡思亂想，73％的人坦言他們用會議時間做其他事。

因此，如何將無效會議轉變成「有效、高效」？是每個企業都必須認真思考的議題。無效會議通常有三場原因：「會而不議、議而不決、決而不行」，會而不議 是指沒有主題且發散的討論；議而不決是指有進行討論階段，但最終沒有一個決策方向；決而不行 則是指有決策但沒有採取行動或是開完會就忘了，如果會議結束沒有立即指派人員、後續任務追蹤等問題，那就等同於是一場無效會議。

會議時，專屬老闆、高階主管的數據戰情室(Cockpit)將重要KPI指標一併呈現，透過互動式元件的儀表報告(Dashboard)和未達標的警示燈號、顏色等，讓公司管理績效一目瞭然，大幅提升會議效率。

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有了戰情室，如何避免會議結束沒有任何行動呢？Smart eVision透過搭配「企業流程」 的方式，當有非例行任務或是異常狀況要後續追蹤管理時，可以在儀表報告上標註重點塗鴉，直接啟動工作流程和分派任務 給相關人員往下進行。如此一來，人員收到待辦事項時，除了可以瀏覽標註塗鴉的圖片，還可以看到開啟儀表報告，立即互動元件查看數據，並且當人員完成任務時，必須點選簽核回報，表示該事項階段結案。除此之外，在簽核流程中也能像圖2一樣備註意見、新增常用語句、上傳多個附件、查看簽核紀錄等，在每個階段留下人員足跡。

舉例來說，專案總監開會時，在儀表板上看到專案總表中的D電廠與J儲區PV目前是處於落後的狀況，這時就可以像圖2一樣利用塗鴉與文字標註需要留意的項目，立即指派專案經理往下追查並提出辦法，如圖3。

Smart eVision結合流程的簽核類型目前分為「一般串簽及平行會簽」。一般串簽是指當被分配到任務A的人員甲簽核完成後，任務B的人員乙才會收到流程通知，以此類推，較適合分配給少數人員時使用。另一種平行會簽，可以搭配動態判斷條件，像是選擇全部核准、任一人核准即可、達到最低核准人數、達到核准比例等，只要簽核符合條件，就可以進行到下一項任務，較適合分配給多位人員時使用，例如主管將任務A交付給十位人員，只要達成80%比例，也就是其中八位主管已簽核，就可以進行到任務B了。

另外，也可以開放使用者自主加簽加強流程彈性度，加簽分為「前加簽與後加簽」功能，以前加簽例子來說，主管分配了一任務給人員甲，但人員甲收到後才發現，此任務需要先交由人員乙處理，這時就可以使用前加簽功能；另一方面，假如希望自己處理完，再增加人員乙接手後續任務，就可以使用後加簽。

接續上一段的例子，專案經理收到了來自專案總監分派的待辦事項，任務為專案D與J目前進度落後需要立即回覆解決方案，專案經理這時就可以自行決定使用加簽功能中的「前加簽」，並選擇「會簽」，先分別請專案D、J負責人詳細回報處理辦法，最後再由專案經理確認。

每位人員在企業流程中，可以很清楚地看到個人的待辦事項、經辦事項、通知中心、與已結案項目的開始及結案時間，還可以看到單一任務的整個流程走向、每個階段旁邊都會顯示收件人、狀態、收件時間、處理完成時間、附件檔案與簽核意見，確實地留下足跡，方便查找當責人員及延宕是發生在哪一階段，若想要回閱已批示的任務也很方便，因系統都會留下完整紀錄，方便日後稽核與封存。另外，即使主管外出開會，空檔也可以用電腦、手機或平板查看任務進度，成功擺脫辦公室的束縛，達成實際的行動辦公室。

如下圖，可以在流程中很清楚地看到兩位專案D、J負責人旁邊有一個綠色勾勾代表已簽核、回報辦法，目前正在等待專案經理進行最後審核。

下週開會時，專案總監就可以延續檢討上週的專案落後問題，並依據下方圖7的簽核明細來查看各項目負責人員的處理狀況以及是否確實簽核回報，讓每次例行性會議結束後，都能產生有人員待辦事項與後續追蹤的項目，提升會議流程完整性。

Smart eVision結合企業流程，會議途中快速分派人員任務、追蹤進度，讓你的團隊開會效率大幅提升，不用再經歷無效會議、待辦事項、當責人員、延宕事項追蹤不易等困擾，現在只需要在平台上點選簽核即可完成任務回報，還能在每個階段留下完整足跡，方便日後稽核備查，有效降低溝通及維護成本。

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