陳小美是公司總經理特助，整理管理報表是她的日常工作之一，小美有時會有將報表匯出成Excel的需求，將資料再利用。不過，其中有幾支查詢頁面，由於分別都有三、四張報表，每次匯出都必須切到三、四張不同報表點選「匯出Excel」按鈕，這些重複動作稍顯麻煩。

　　接著來到總經理辦公室，總經理每週一要查看多份銷售週報，月底也要看當月銷售報告、財務報表...等多份資料，一整個月累積下來會收到將近20封管理報告信件，而每次都必須一封一封點開查看，或者剛好需要尋找某一份報告的數據，時常必須在眾多信件中花時間翻找，雖然不是大問題，但也不免令人困擾，默默希望每週只收到一封整理好所有報告的信就好。

　　其實，這些問題在Smart Query都有好的解決方法，運用同一查詢可以設計多張報表的功能，將要轉出的報表一起設計，便可讓使用者將「多張報表合併Excel」，而「合併Mail」則可將多頁面或檔案合併為一封Mail，並且所有附件Excel或PDF皆可合併為單一檔案。

1. 報表合併Excel

　　在Smart Query中，若想要將報表輸出成Excel，不需要每張報表點一次匯出，而是可以直接點選「報表轉Excel」，將此查詢頁的所有報表一次轉出並整理在同一份Excel中，查看不同報表時僅需切換頁籤即可，省去開啟多份Excel的麻煩。

2. 合併Mail

　　運用「合併Mail」功能，還能將來自不同頁面的報表合併成一份Excel或PDF，並定期寄出給主管或相關人員。以陳小美總經理的需求為例，使用了這樣的設定之後，每月所收到的管理報告信就是每月4封週報、1封月報，信件數量從20封下降至僅僅5封。

　　接下來，將介紹多張報表合併成一份Excel的操作方式、設定方式，以及最常與報表轉出Excel搭配使用的排程應用「合併Mail」，最後，提供擔心資安的企業檔案加密方法。

　　操作方式十分容易，只要在查詢畫面下條件，篩選出想要輸出的資料之後，點選「報表轉Excel」按鈕即可，以下將搭配圖片進行說明：

　　於查詢按鈕右側的下拉選單中，可看到此頁面共有三份報表，分別是「銷量分析成長指標」、「每月銷量分析」、「產品銷售排行榜」，如下圖。

　　點選「報表轉Excel」，即會將多份報表轉出Excel並進行下載。

　　如下圖，轉出後的Excel共有三個頁籤，存放三張報表。報表上的文字、表格、統計圖表皆會與Excel格式相容，因此，使用者若需要進行微調、樣式修改都沒有問題。

　　若發現畫面上沒有「報表轉Excel」按鈕，請在進入設計後切換至「頁面選項」的「其他設定」，勾選「可將所有報表存成一個Excel」，開啟頁面時，就會出現「報表轉Excel」按鈕。

　　報表轉出Excel功能不僅可以手動操作，搭配「排程模組」，可以設定讓系統定期將多張報表合併成Excel，也可合併成PDF，並寄給指定的收件者。將日常程序自動化，有助於減少人為的重覆作業，將時間花在更重要工作項目上。

　　既然提到了運用排程寄送Mail，便不可不提「合併Mail」這個極為方便的功能，「合併Mail」可將多個附件檔案整理在同一份Mail並一次寄出。最重要的是，附件檔案可以來自不同頁面、不同資料來源，無論是查詢、報表、儀表板皆可，全看使用者想要收到哪些資訊。此功能對於每月需要瀏覽多份報告的主管而言非常受用，因為可大幅減少所收到的信件數量。

　　以下圖為例，排程設定有兩張儀表板(D)、五份報表(R)、一支查詢(Q)，假設都選擇輸出成Excel，就能得到一封Mail，其附件為一份八個頁籤的Excel。有了報表合併Excel/PDF加上合併Mail功能，收件者就不會收到八封信，而能在一封信中掌握所有資訊。

　　最後，想必會有企業擔心將資料轉出Excel後會有資料外流問題，產生資安風險，因此，Smart Platform提供檔案加密功能，此功能勾選後，在開啟Excel之時，必須輸入密碼才能瀏覽資料。密碼可以設定為該使用者的密碼，也可另外使用SQL取得資料庫中所儲存的密碼，而若使用「排程模組」的輸出功能，密碼可再另外自訂。

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